Obecná pravidla zpracování osobních údajů a stanovení práv subjektů údajů

Identifikace správce
Centrum experimentálního divadla, příspěvková organizace
Zelný trh 9, 602 00 Brno
IČ:004 009 21, DIČ: CZ00400921
Internetové stránky: www.ced-brno.cz

Kontaktní osoba:
Ing. Ondřej Petr, Ph.D., ekonomicko–správní náměstek
Email: ced@ced-brno.cz + v kopii na petr@ced-brno.cz

Organizace je členěna na střediska:

Divadlo Husa na provázku
HaDivadlo
Terén
Ekonomicko-správní úsek

Organizace nemá pověřence pro ochranu osobních údajů.

Obsah dokumentu:

1. Subjekt údajů - hostující (externí) umělci
2. Subjekt údajů - stávající zákazníci (diváci, předplatitelé), potenciální zákazníci
3. Subjekt údajů - obchodní partneři
4. Subjekt údajů - návštěvníci knihovny/archivu, badatelé
5. Subjekt údajů - uchazeči o zaměstnání
6. Subjekt údajů - žadatelé o informace
7. Provoz kamerového systému
8. Informace o právech subjektů údajů

1. Subjekt údajů - hostující (externí) umělci

Forma, účel, právní základ a doba zpracování

A. Osobní údaje jsou zpracovávány formou evidence uměleckých smluv s autory a výkonnými umělci za účelem smluvního podložení plnění ze strany autorů a umělců a shromáždění podkladů pro plnění souvisejících právních povinností organizace po dobu vyplývající z příslušné právní úpravy.

B. Osobní údaje jsou zpracovány v rámci propagačních/marketingových kanálů na základě uzavřené smlouvy a oprávněného zájmu organizace, a mimo to archivovány v Archivu CED. V případě tohoto zpracování lze předpokládat soulad oprávněného zájmu správce se zájmem subjektu údajů.

Zpracovávané údaje, příjemci údajů

A. V rámci zpracování je nakládáno s údaji, které jsou součástí uzavřené smlouvy - identifikačními a kontaktními údaji, údaji pro výpočet odvodů a daní, údaji o výši honoráře, údaji o bankovním spojení. Údaje mohou být předávány orgánům veřejné správy, příp. dalším subjektům dle platné legislativy.

B. Zpracování se týká identifikačních údajů umělců (jméno, příjmení, pseudonym), fotografií, audiovizuálního záznamu. Mezi příjemci údajů mohou být typicky provozovatelé sociálních sítí, online služeb a kulturních webů.

2. Subjekt údajů - stávající zákazníci (diváci, předplatitelé), potenciální zákazníci

Forma, účel, právní základ a doba zpracování

A. Osobní údaje jsou zpracovávány v rámci prodejního systému a formou samostatné evidence předplatitelů po dobu 5 let od uskutečnění nákupu. Právním základem zpracování je smlouva (zakoupení vstupenky, předplatného). Účelem je ulehčení nákupu pomocí registrace v prodejním systému, rezervace a potvrzení nákupu, prodej vstupenek a informování o možných změnách nakoupených služeb, evidence předplatitelů a jejich informování o představeních, na něž se vztahuje zakoupené předplatné.

B. Osobní údaje (emailová adresa) jsou zařazeny do databáze kontaktů, do které jsou zahrnuti stávající zákazníci a osoby, které udělily organizaci souhlas se zasíláním informací o pořádaných akcích. Po uplynutí lhůty 5 let od posledního nákupu nebo udělení souhlasu je nutno získat/obnovit souhlas. Právním základem zpracování je smlouva a navazující oprávněný zájem správce, resp. souhlas subjektu údajů. Účelem je informování stávajících a potenciálních zákazníků o připravovaných představeních a akcích. Z odběru novinek se subjekt údajů kdykoli může odhlásit.

C. Osobní údaje diváků (fotografie publika, typicky v případě premiér, derniér, slavnostních uvedení) mohou být příležitostně zpracovávány také v rámci archivní dokumentace a propagace činnosti organizace v jejím oprávněném zájmu po dobu nezbytně nutnou dle účelu zpracování. Souhlas se zveřejněním fotografie, na které jsou zachyceni diváci, není od diváků vyžadován pro skupinové fotografie, které nejsou primárně cíleny na zachycení jednotlivce.

Zpracovávané údaje, příjemci/zpracovatelé údajů

A. V rámci zpracování je nakládáno s údaji, které jsou zadány subjektem údajů do prodejního systému - identifikačními a kontaktními údaji (jméno, příjmení, telefon, email). Údaje zpracovává provozovatel vstupenkového SW / prodejního systému. V případě zakoupení předplatného se jedná o identifikační a kontaktní údaje, které předplatitel předal organizaci pro uskutečnění nákupu. V případě nákupu na fakturu zákazník předává také další fakturační údaje (adresa/sídlo, IČ a další).

B. V rámci zpracování je nakládáno s emailovou adresou a IP adresou subjektu údajů. Na základě řádně uzavřené zpracovatelské smlouvy mohou být emaily zadány do systému pro tvorbu marketingových kampaní.

C. Zpracovávaným osobním údajem je podobizna diváka jako součást fotodokumentace představení. Příjemcem fotografických materiálů sloužícím k propagaci mohou být provozovatelé sociálních sítí, online služeb, kulturních webů.

3. Subjekt údajů - obchodní partneři

Forma, účel, právní základ a doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány formou (a zároveň za účelem) evidence smluv a účetních dokladů po dobu vyplývající z platné legislativy, resp. po dobu trvání smlouvy, právním základem zpracování je smlouva.

Zpracovávané údaje, příjemci/zpracovatelé údajů

Zpracovávané údaje se skládají z údajů odběratelů, dodavatelů, příp. jimi pověřených osob. Jedná se o identifikační údaje (jméno, příjmení, název společnosti, adresa, sídlo, IČ, DIČ, plátce/neplátce DPH, údaje o registraci v OR, RŽP apod.), kontaktní údaje (telefon, e-mail, adresa), bankovní spojení, identifikaci zastupující/jednající/ oprávněné/odpovědné osoby (jméno, příjmení, pozice, podpis), identifikace kontaktní/ pověřené osoby pro potřeby plnění smlouvy (jméno, příjmení, telefon, email, pracovní pozice). Údaje o fyzické osobě jednající v rámci podnikatelské činnosti mohou být dle požadavků legislativy uveřejněny ve veřejném registru smluv MV ČR (https://smlouvy.gov.cz/) a na profilu zadavatele (portál www.vhodne-uverejneni.cz).

4. Subjekt údajů - návštěvníci knihovny/archivu, badatelé

Forma, účel, právní základ a doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem evidence badatelů/žadatelů o poskytnutí materiálů a návštěvníků, kteří uvádí své osobní údaje do formulářů Karta čtenáře a Protokol o poskytnutí materiálu, a dále za účelem evidence výpůjček, poskytnutých materiálů, rezervací a upomínek. Právním základem zpracování je smlouva a následně oprávněný zájem organizace - zabezpečení ochrany materiálů a uplatnění případných nároků na kompenzaci způsobené újmy. Údaje z Karty čtenáře jsou přenášeny do knihovního software a uchovávány po dobu 1 roku od poslední návštěvy/výpůjčky, v případě Protokolu poskytnutí materiálu v návaznosti na výše uvedený oprávněný zájem po dobu neurčitou.

Zpracovávané údaje, příjemci/zpracovatelé údajů

Mezi zpracovávané údaje patří identifikační a kontaktní údaje subjektů údajů (jméno, příjmení, příp. název organizace, adresa/sídlo, datum narození, číslo občanského průkazu, podpis, telefon, email) a údaje o výpůjčkách a poskytnutých materiálech.

5. Subjekt údajů - uchazeči o zaměstnání

Forma, účel, právní základ a doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány formou vedení databáze uchazečů o zaměstnání. V průběhu výběrového řízení je právním základem zpracování oprávněný zájem (zde lze předpokládat soulad oprávněného zájmu správce se zájmem subjektu údajů, který údaje dobrovolně poskytl). Po ukončení výběrového řízení jsou uchovávány pouze údaje uchazečů, kteří se dostavili na osobní pohovor a udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů, a sice za účelem případného oslovení, pokud se objeví další relevantní pracovní příležitost. Právním základem zpracování je tedy v tomto případě souhlas subjektu údajů, udělený standardně na dobu 12 měsíců. Údaje ostatních uchazečů jsou bezprostředně po ukončení výběrového řízení skartovány.

Zpracovávané údaje, příjemci/zpracovatelé údajů

Údaje jsou uchovány v rozsahu, v jakém je uchazeč o zaměstnání poskytnul organizaci v rámci výběrového řízení. Mezi zpracovávané údaje patří identifikační a kontaktní údaje subjektů údajů (jméno, příjmení, adresa, datum narození, telefon, email), údaje o dosaženém vzdělání, kvalifikaci, praxi, znalostech, dovednostech, příp. další údaje, dobrovolně předané uchazečem (např. rodinný stav, národnost, státní příslušnost apod.).

6. Subjekt údajů - žadatelé o informace

Forma, účel, právní základ a doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány formou (a zároveň za účelem) vedení evidence žádostí o informace a způsobu jejich vypořádání z titulu právní povinnosti po dobu 5 let.

Zpracovávané údaje, příjemci/zpracovatelé údajů

Údaje jsou uchovány v rozsahu, v jakém je žadatel o informace poskytnul organizaci v rámci své žádosti. Jedná se o identifikační a kontaktní údaje subjektů údajů (jméno, příjmení, adresa, datum narození, podpis, telefon, email), a dále o předmět žádosti o informace.

7. Provoz kamerového systému

Forma, účel, právní základ a doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány formou dohledu obsluhy vrátnice nad děním ve společných a veřejně dostupných prostorách organizace, a dále formou nepřetržitého, prostého kamerového záznamu s automatickým přepisem v cca dvoutýdenním cyklu. Právním základem tohoto zpracování je oprávněný zájem organizace, který souvisí s účelem zpracování - zabezpečení majetku, bezpečnost osob, řešení incidentů a uplatňování právních nároků. Subjekty údajů jsou informovány prostřednictvím piktogramů u vstupu. Kamerový systém je řádně registrován u Úřadu pro ochranu osobních údajů - reg. č. 00026325.

Zpracovávané údaje, příjemci/zpracovatelé údajů

Zpracovávané údaje mají podobu prostého obrazového záznamu. Případnými příjemci záznamu jsou orgány činné v trestním řízení.

8. Informace o právech subjektů údajů

Subjekt údajů má ve vztahu ke svým osobním údajům právo na:

- přístup k osobním údajům,

- opravu nebo výmaz osobních údajů, je-li to přípustné vzhledem k účelu zpracování,

- odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů, je-li to přípustné vzhledem k účelu zpracování,

- omezení zpracování osobních údajů,

- přenositelnost osobních údajů,

- podání stížnosti proti zpracování u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.